寫給局長的信~關於業務承辦人收集資料的方式

局長好
局裡很多業務單位承辦人在收集成果的時候
很喜歡用收光碟的方式
但是往往每張光碟裡面只燒錄一兩個檔案，加起來連30Mb都沒有(一封email的容量上限)
收信怕會有垃圾郵件問題，所以承辦人不收信這很好理解
但實際上教網中心早設計有成果上傳的介面
http://www.tc.edu.tw/results/list
可是實際在運用的單位卻非常非常少
103年已經快到年底了
這系統一年運用不到10次



而以收光碟來說，
台中市每所學校都燒錄，然後送到教育局，所要花費的成本，把光碟片的錢還有郵資以及專人送信的時間及交通成本，隨便算算，承辦人公文的一句話，都得花掉萬元以上，更不用說，承辦人還得一片一片打開，一片一片的把裡面的資料複製出來，有的光碟品質不好還會挑片
個人十分懷疑承辦人真的有一片一片這樣弄兩三百次?馬不停蹄都得弄上兩三個鐘頭才做得完，更不用說每片光碟外都有個學校信封，光碟上不見得有寫字，承辦人是否會順便每片都用油性筆註記? 抑或是一片700mb空間的光碟，就燒錄不到20mb的檔案，讀取那麼一次就丟垃圾桶了?
另外如果沒打開，收一堆光碟就只是堆在那邊證明我有做，我有收成果了，那這樣意義何在?
如果承辦人真的在意那些檔案，相信不可能會選擇這種耗時又不環保的方式來收才對。

我常跟學校同仁講，做事情要講方法，要有效率
我也常看到有人總是把自己當苦工一筆一筆弄資料，累得要死然後一天做不到多少事，可會的人用excel函數兩點下不用10分鐘就處理好了(像是昨天有個調查表要填報各領域不及格人數，3科不及格的有幾個學生，但學務系統沒有這個功能，所以只能匯出成績資料來看，我從頭到尾只用一個countif函數不用20分鐘就弄出來了，但如果我沒教我們教學組，他應該只會把資料一筆一筆排序，然後再算這科有幾個不及格，到了後面要算幾個學生有幾科不及格我看會更慘，土法煉鋼就是每個學生後面註記幾科不及格，全校一千多個孩子他可能真的會這樣一筆一筆看)。
上面這是題外話，
我覺得既然有好用，省時，省錢的工具，那我們就應該要好好利用，不要便宜行事。
小小發點牢騷，請局長不要見怪

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來個後記 
寫完信之後，事件的發展完全不如我想像
我本來只是想提醒局裡面不要浪費資源跟人力去處理這些成果跟報名資料
但秘書室從頭到尾只想知道
1.我是不是某國小的(這我是有回復，說實在也沒什麼大不了)
2.我文章裡面指名的確切單位是哪一個，他們要直接把我的陳情轉給該單位
也就是秘書室的流程並不想解決這個問題，他只想把這個案子結掉而已。
找到對口單位就好了，至於還有其他同樣的單位有這個問題不重要

我的天啊，這個光碟牽涉到的是繳交呈上去是否要核銷經費
你說我怎麼可能明白的跟你說是誰
最後當然就是不了了之了